Checklist per il giorno del torneo: tutto sotto controllo, campo per campo

Il giorno prima e la mattina

Il giorno prima controlla l'elenco definitivo delle squadre, stampa il calendario e la mappa dell'impianto e prepara coppe e medaglie. La mattina arriva almeno due ore prima della prima partita per sistemare campi, porte, bandierine e cartelli.

• Campi tracciati e numerati, porte fissate.
• Palloni, casacche, fischietti e cronometri di riserva.
• Cassetta di primo soccorso e numero di emergenza ben visibile.
• Telefoni dei delegati carichi e power bank pronti.

Accoglienza delle squadre

Allestisci un punto di accoglienza ben visibile all'ingresso. Consegna a ogni squadra il programma, il numero dello spogliatoio ed eventuali buoni pasto. Confronta gli arrivi con l'elenco degli iscritti e segnala subito un'assenza per adattare il calendario.

Appendi all'accoglienza il poster A4 con il QR code della pagina pubblica: inquadrandolo, allenatori e genitori vedono calendario, risultati e classifiche.

Chi fa cosa: la divisione dei ruoli

Un torneo scorrevole si basa su ruoli chiari. Ogni volontario deve sapere a chi rivolgersi in caso di problemi, e una sola persona prende le decisioni sportive.

Dai a ciascuno una mezza pagina con orari, postazione e numero del responsabile del torneo, e appendi uno schema dei ruoli all'accoglienza.

• Responsabile del torneo: decisioni sportive, applicazione del regolamento, contatto con gli allenatori.
• Segreteria: controllo dei risultati, correzioni, verifica delle classifiche.
• Delegati di campo: uno per campo, inserimento delle partite e rispetto degli orari.
• Accoglienza: arrivo delle squadre, spogliatoi, buoni pasto.
• Bar e pasti: servizio in base ai numeri comunicati dalle squadre.
• Primo soccorso: una persona formata e riconoscibile per tutta la giornata.

Un delegato di campo per ogni campo

Ogni campo ha bisogno di un responsabile che faccia iniziare le partite in orario e registri i risultati. Con l'applicazione web dei delegati di DorsalCUP accede con un PIN o un QR code, segue il cronometro in mm:ss e registra i gol con il numero di maglia, i cartellini e le sostituzioni.

Se la rete è debole, l'applicazione continua a funzionare offline e sincronizza i dati appena torna la connessione. Fai un briefing ai delegati dieci minuti prima della prima partita e una prova di inserimento.

Risultati in diretta e schermi TV

I risultati inseriti compaiono in diretta sulla pagina pubblica: partite in corso, prossime partite, classifiche e tabellone. Su un televisore vicino al bar o all'accoglienza, gli schermi TV mostrano le stesse informazioni a rotazione, con un'animazione a ogni gol e una barra scorrevole.

Le famiglie cercano meno la segreteria e le squadre sanno sempre a che ora e su quale campo giocano la prossima partita.

Posiziona il televisore in un punto ben visibile ma che non blocchi il passaggio, e controlla prima presa elettrica, connessione e salvaschermo. Basta un portatile o una chiavetta HDMI con un browser.

Correzioni e contestazioni

Un errore di inserimento capita sempre: punteggio sbagliato, gol assegnato alla squadra sbagliata. Individua una sola persona in segreteria che possa correggere i risultati e controlla le classifiche prima di ogni turno della fase finale.

In caso di contestazione, applica il regolamento così come è stato inviato alle società. Annota ogni decisione presa sul posto per poterla spiegare in seguito.

• Un delegato ha perso il PIN: in Giorno del torneo → Delegati, l'organizzatore genera un nuovo PIN e un nuovo QR code per quel delegato; quello precedente smette di funzionare.
• Una squadra non si presenta: nell'app di campo, il delegato dichiara la mancata presentazione e la partita viene registrata come vittoria a tavolino; se mancano entrambe, l'avversario del turno successivo passa.
• Un risultato va corretto: nel calendario, Riapri partita (↺) la rimette in corso per correggerla e chiuderla di nuovo; il turno successivo si aggiorna (con un avviso se è già iniziato) e il podio viene ricalcolato.

Premiazione e chiusura del torneo

Programma la premiazione subito dopo l'ultima finale, quando sono ancora tutti presenti. Finita l'ultima partita, il torneo si chiude in automatico: podio e classifica finale compaiono sulla pagina pubblica e sugli schermi TV, creando un vero momento di festa.

Nelle categorie giovanili prevedi un ricordo per ogni squadra, anche in modalità non competitiva.

• Coppe e medaglie già divise per categoria.
• Microfono o altoparlante provati in anticipo.
• Una persona incaricata delle foto di ogni squadra.
• Un ringraziamento esplicito a sponsor e volontari.

Comunicazione con i genitori e dopo il torneo

I genitori vogliono sapere tre cose: dove, quando e com'è finita. Il QR code sul poster, sui tavoli del bar e nel messaggio inviato alle società risponde a tutte e tre senza code.

Dopo il torneo esporta i risultati in Excel per l'archivio, ringrazia i volontari e annota cosa migliorare. Puoi provare tutto questo in anticipo nella demo su dorsalcup.com/demo.