Checklist del día del torneo de fútbol

Antes de abrir la instalación

Llega al menos una hora antes del primer partido y da una vuelta completa a la instalación con el coordinador.

• Campos marcados, porterías montadas y redes revisadas.
• Balones, petos, silbatos, cronómetros y banderines para cada campo.
• Mesa de recepción con la lista de equipos y el calendario impreso.
• Botiquín, hielo y teléfono de emergencias a la vista.
• Carteles con el código QR de la página pública en la entrada y junto a los campos.
• Pantallas o televisores encendidos y mostrando la página del torneo.
• Móviles de los delegados cargados y con el acceso a su campo probado.

Recepción de los equipos

Cada equipo debe pasar por la mesa de recepción al llegar: confirmar asistencia, conocer su vestuario, recoger el calendario y saber dónde están el bar, las comidas y el campo del primer partido. Si falta un equipo, decide pronto qué pasa con sus partidos y comunícalo a todos.

Tener a mano el número de comidas pedidas por cada club evita colas y confusión a la hora de comer.

Delegados en cada campo

Cada campo necesita un delegado que registre el resultado y las incidencias del partido. En DorsalCUP, el delegado usa la aplicación web en el móvil y entra con un PIN o un código QR, sin crear cuenta. Registra los goles con el dorsal, las tarjetas y los cambios, y controla el reloj en minutos y segundos.

Como la cobertura en los campos no siempre es buena, la aplicación sigue funcionando sin conexión y sincroniza los datos cuando vuelve la red. Aun así, conviene que cada delegado tenga una hoja en papel de reserva.

Resultados en directo y pantallas

Con los resultados publicados en tiempo real, la página pública muestra los partidos en juego, las clasificaciones y el cuadro de la eliminatoria, y familias y entrenadores dejan de preguntar a la organización cómo va el grupo. Las pantallas del bar o de la grada pueden mostrar los partidos en juego, los próximos, las clasificaciones, el cuadro, una animación en cada gol y una cinta de resultados.

Si hay zonas sin cobertura, imprimir las clasificaciones al terminar cada fase sigue siendo una buena práctica.

Seguridad, tiempo e imprevistos

Un plan B evita decisiones precipitadas. Antes del torneo, acuerda con tu equipo qué hacer en caso de lluvia fuerte, tormenta o calor extremo, y quién tiene autoridad para suspender partidos.

• Zona de sombra y agua disponible en todos los campos.
• Pausas de hidratación a mitad de partido en días de calor.
• Suspensión inmediata de los partidos si hay tormenta eléctrica.
• Contacto de los responsables de cada club en un único lugar.
• Acceso despejado para que una ambulancia llegue a los campos.

Corrección de resultados

Los errores de registro ocurren: un gol asignado al equipo equivocado, un resultado al revés. Decide antes quién puede corregir resultados (normalmente el coordinador) para evitar cambios sin control. Una corrección en la fase de grupos puede cambiar quién pasa de ronda, así que debe hacerse antes de que empiecen los partidos eliminatorios y comunicarse a los equipos afectados.

• Un delegado ha perdido el PIN: en Día del torneo → Delegados, el organizador genera un nuevo PIN y QR para ese delegado; el anterior deja de funcionar.
• Un equipo no se presenta: en la aplicación de campo, el delegado declara la no comparecencia y el partido queda registrado como victoria administrativa; si faltan los dos, el rival de la siguiente ronda avanza.
• Hay que corregir un resultado: en el calendario, Reabrir partido (↺) lo vuelve a poner en juego para corregirlo y terminarlo de nuevo; la siguiente ronda se actualiza (con aviso si ya ha empezado) y el podio se recalcula.

Comunicación con las familias

Las familias quieren saber a qué hora y en qué campo juega su hijo o su hija. Un cartel A4 con el código QR de la página pública, colocado en varios puntos de la instalación, responde a casi todas las preguntas. En la página, cada equipo tiene su calendario, que se puede añadir al móvil.

Los avisos importantes (retrasos, cambios de campo, hora de la entrega de premios) deben anunciarse también por megafonía o a través de los entrenadores.

Entrega de premios y cierre

Cuando termina el último partido del torneo, DorsalCUP lo da por concluido automáticamente y presenta el podio y la clasificación final, que puedes mostrar en las pantallas durante la ceremonia. Tener los trofeos y las medallas separados por categoría y puesto agiliza la entrega.

• Confirmar la clasificación final antes de llamar a los equipos.
• Hacer una foto del podio de cada categoría.
• Dar las gracias a clubes, árbitros, delegados y voluntarios.
• Recoger el material y dejar la instalación limpia.
• Exportar los resultados y apuntar notas para la próxima edición.