Checklist du jour du tournoi : tout prévoir, terrain par terrain

La veille et le matin

La veille, vérifiez la liste définitive des équipes, imprimez le calendrier et les plans du site et préparez les trophées et les médailles. Le matin, arrivez au moins deux heures avant le premier match pour installer les terrains, les buts, les drapeaux de coin et la signalétique.

• Terrains tracés et numérotés, buts fixés.
• Ballons, chasubles, sifflets et chronomètres de secours.
• Trousse de premiers secours et numéro d'urgence affiché.
• Téléphones des délégués chargés, batteries externes.

Accueil des équipes

Installez un point d'accueil visible à l'entrée. Remettez à chaque équipe son programme, le numéro de son vestiaire et les tickets repas éventuels. Vérifiez les arrivées par rapport à la liste des inscrits et signalez immédiatement une absence pour adapter le calendrier.

Affichez à l'accueil l'affiche A4 avec le QR code de la page publique : en le scannant, entraîneurs et parents accèdent au calendrier, aux résultats et aux classements.

Qui fait quoi : la répartition des rôles

Un tournoi fluide repose sur des rôles clairs. Chaque bénévole doit savoir à qui s'adresser en cas de problème, et une seule personne doit pouvoir prendre les décisions sportives.

Distribuez une fiche de poste d'une demi-page à chacun, avec ses horaires, son emplacement et le numéro du responsable du tournoi.

• Responsable du tournoi : décisions sportives, application du règlement, contact avec les entraîneurs.
• Secrétariat : suivi des résultats, corrections, vérification des classements.
• Délégués : un par terrain, saisie des matchs et respect des horaires.
• Accueil : arrivée des équipes, vestiaires, tickets repas.
• Buvette et repas : service selon les chiffres transmis par les équipes.
• Secours : une personne formée et identifiable toute la journée.

Un délégué par terrain

Chaque terrain a besoin d'un responsable qui lance les matchs à l'heure et saisit les résultats. Avec l'application web des délégués de DorsalCUP, il se connecte avec un code PIN ou un QR code, suit le chrono en mm:ss et enregistre les buts avec le numéro de maillot, les cartons et les remplacements.

Si le réseau est mauvais, l'application continue de fonctionner hors ligne et synchronise les données dès que la connexion revient. Briefez les délégués dix minutes avant le premier match et faites un essai de saisie.

Résultats en direct et écrans TV

Les résultats saisis apparaissent en direct sur la page publique : matchs en cours, prochains matchs, classements et tableau final. Sur un téléviseur près de la buvette ou de l'accueil, les écrans TV affichent les mêmes informations en rotation, avec une animation à chaque but et un bandeau défilant.

Les familles cherchent moins le secrétariat, et les équipes savent à quelle heure et sur quel terrain elles jouent ensuite.

Corrections et litiges

Une erreur de saisie arrive toujours : mauvais score, but attribué à la mauvaise équipe. Désignez une seule personne au secrétariat qui peut corriger un résultat, et vérifiez les classements avant chaque tour de la phase finale.

En cas de contestation, appliquez le règlement tel qu'il a été envoyé aux clubs. Notez toute décision prise sur place pour pouvoir l'expliquer ensuite.

• Un délégué a perdu son PIN : dans Jour du tournoi → Délégués, l'organisateur génère un nouveau PIN et un nouveau QR code pour ce délégué ; l'ancien ne fonctionne plus.
• Une équipe ne se présente pas : dans l'application de terrain, le délégué déclare le forfait et le match est enregistré comme victoire administrative ; si les deux équipes sont absentes, l'adversaire du tour suivant est qualifié.
• Un résultat doit être corrigé : dans le calendrier, Rouvrir le match (↺) le remet en cours pour le corriger et le terminer à nouveau ; le tour suivant se met à jour (avec un avertissement s'il a déjà commencé) et le podium est recalculé.

Remise des prix et fin du tournoi

Programmez la remise des prix juste après la dernière finale, tant que tout le monde est encore présent. Quand le dernier match est terminé, le tournoi se clôt automatiquement : le podium et le classement final s'affichent sur la page publique et sur les écrans TV, ce qui donne un vrai moment de cérémonie.

Prévoyez une récompense pour chaque équipe dans les catégories de jeunes, même en mode non compétitif.

• Trophées et médailles triés par catégorie.
• Micro ou enceinte testés à l'avance.
• Une personne chargée de photographier chaque équipe.
• Un remerciement explicite aux partenaires et aux bénévoles.

Communication avec les parents et après le tournoi

Les parents veulent savoir trois choses : où, quand et quel résultat. Le QR code sur l'affiche, sur les tables de la buvette et dans le message envoyé aux clubs répond à ces trois questions sans file d'attente.

Après le tournoi, exportez les résultats vers Excel pour vos archives, remerciez les bénévoles et notez les points à améliorer. Vous pouvez tester tout ce déroulé à l'avance sur la démo dorsalcup.com/demo.